Adaptative Form Manager

Le besoin de l’organisation

La collecte d’informations est une étape préalable à toute prise de décision. Les données de l’expertise sont bien souvent disponibles dans de nombreuses sources de données et sous une forme non structurée. La collecte est par conséquent faiblement industrialisable et un processus manuel doit alors être mis en place pour identifier la source, rechercher des données brutes, interpréter, qualifier, sélectionner et enregistrer les données pertinentes.

La diversité des processus identifiant les données (quand ils existent) et la complexité des organisations nécessitent une cartographie précise des données et l’identification du responsable de la donnée (saisie à la source) pour garantir les exigences de qualité du processus de collecte.


Adaptative Form Manager - AFM - est une solution qui permet l’individualisation du traitement du processus de collecte de l’information là où le BPM et les outils classiques de gestion de questionnaires statiques exigent la standardisation du processus pour en réduire les coûts.

AFM implique les personnes réellement détentrices d'informations, en les responsabilisant et en valorisant leur connaissance de l’information. AFM apporte la réactivité et l’adaptation du processus de collecte en le déroutant vers un meilleur "sachant", qu’il soit interne ou externe à l’organisation.

Les enjeux adressés par la solution AFM

  • De nombreuses solutions s’appuyant sur des générateurs d’états ou des solutions dédiées au reporting (type BO) ou même une feuille EXCEL, peuvent être des alternatives suffisantes. Mais les données qualitatives sont pour l’essentiel absentes des SI. Elles sont à collecter auprès des opérationnels, des services juridiques, et de la comptabilité. Pour peu que la société soit internationale et répartie géographiquement, on conçoit alors la complexité de la collecte de l’information.

    La solution AFM est fondée sur le principe de workflows dynamiques.

    Un workflow permet d’accompagner un processus dans une succession de tâches. Dans les solutions disponibles, les tâches du workflow sont accessibles aux utilisateurs qui se connectent sur le portail de l’application.

    C’est pourquoi le workflow de collecte ne doit pas être dans une application mais accompagner les utilisateurs dans leurs habitudes. L’information requise leur sera demandée directement sur leur portable ou leur Smartphone, sans l’appel d’une application particulière et dans une ergonomie familière et conviviale. De plus, si l’utilisateur mobilisé pour la saisie ne maîtrise pas toute l’information attendue, il pourra transférer la demande de saisie vers un autre interlocuteur (workflow dynamique) ou invoquer un sous workflow de saisie permettant d’atteindre un autre responsable ou une structure délocalisée.





    C’est là le principal enjeu technologique de notre solution que nous globalisons sous le concept de workflow dynamique ou non déterministe : en cours de saisie, l’utilisateur doit pouvoir détourner le processus de saisie en déroutant le workflow et créer une demande de saisie qu’il adresse à un autre utilisateur (qui sera souvent le véritable détenteur de l’information), tout en maîtrisant le retour de l’information collectée par le processus qu’il a ainsi créé.

    Par ailleurs, l’ensemble du workflow doit être paramétrable et sous la maîtrise des utilisateurs responsables du client.

    Il s’agit d’une innovation fonctionnelle et technique.

    AFM propose la dématérialisation de la collecte d’information selon une logique qui respecte les processus manuels existants. Cette collecte des informations accompagnée de fonctionnalités de traçabilité et de contrôle, peut être utilisée pour la saisie de questionnaires ou de formulaires dans une logique de dématérialisation des processus. Elle résout plusieurs problèmes techniques: paramétrage des workflows dynamiques, gestion de la concurrence (workflows asynchrones), ergonomie proche de l’univers d’un utilisateur peu technophile, technologie totalement interopérable (multi-média), trans-territoire et trans-structure (workflows opérationnels quelque soit le lieu et hors de la structure)..

  • Un dernier aspect couvre les problématiques de conformité qui sont au cœur des problématiques de l’application. L’outil est particulièrement pointu en matière de sécurité, de traçabilité, de contrôle.

    La traçabilité requiert le log de toutes les actions de saisie avec sauvegarde des contextes avant et après les actions.

    La gestion de la sécurité voit sa complexité lors du déport de la saisie dans l’utilisation des workflows dynamiques. Des utilisateurs hors périmètre peuvent être sollicités « à la volée ». AFM gère la sécurité système du client appelant, mais également les conflits potentiels avec les solutions de sécurité du système déporté qui va être sollicité sont gérés.

  • L’information est traçable mais surtout "de qualité". La qualité peut être obtenue en demandant la saisie par les "sachants" (premier principe de la solution) et en fournissant des fonctions de contrôle de saisie appropriées. De plus, ces contrôles sont entièrement paramétrables et à la main des exploitants du client de l’application.

    Les contrôles sont disponibles à deux niveaux :

    • lors de la saisie (contrôles de type, de format, et premier niveau de contrôle fonctionnels comme des seuils)
    • lors du chargement des questionnaires dans un Data-Warehouse (workflows de collecte)

  • Ces règles sont paramétrables et modifiables par le client. Elles sont formulées dans une syntaxe familière type formules EXCEL, grammaire langage nature simple.

Promesses de la solution AFM

Conformité

  • Piste d'audit : piste détaillée sur tous les événements et traitements.

Sécurité

  • Contrôles d´intégrité, des contrôles de cohérence, vérifications de seuils
  • Fonctions de validation des résultats par les personnes autorisées
  • Gestion de profils (rédaction, consultation, édition, …),
  • Piste d´audit

Productivité

  • Processus de collecte gérés dans un WORKFLOW pour une acquisition contrôlée (en temps et en qualité) de toutes les données requises; gestion de la coordination entre toutes les parties concernées.
  • Interfaces et base de données prévoyant la gestion de multiples sources de données
  • Récupération automatique de vos données (interfaces flux de données, infocentre, fichiers Excel, …),
  • Transmission des rapports générés aux autorités compétentes par flux FTP ;
  • Normalisation des données pour une meilleure industrialisation (rapports XML/XSD).

Efficacité

  • Personnalisation complète de vos maquettes (reprise de votre charte graphique, possibilité de faire appel à un graphiste FCP),
  • Tableau de bord de pilotage des campagnes de collecte.
  • Les formulaires ou questionnaires sont entièrement paramétrable par le CLIENT.
  • Workflow modifiable dynamiquement directement par l’utilisateur mobilisé pour la saisie.
  • Solution non intrusive, utilisable sans installation, sur tous types de supports (PC, smartphone, tablette).
  • Mode d´utilisation sur site ou en mode Saas.